DAM-System auswählen: Der praktische Leitfaden

Die Wahl des richtigen Digital Asset Management-Systems ist eine strategische Entscheidung — keine Softwareauswahl. Das falsche System stört bestehende Workflows und kostet Zeit. Das richtige beschleunigt die Content-Produktion, stärkt die Markenkonsistenz und liefert messbaren ROI.

Wer noch nicht vertraut ist, was digitale Assets sind und warum sie für Unternehmen zählen, findet die Grundlagen im Glossar zu digitalen Assets.

1. Anforderungen definieren

Prioritäten klären

Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie, welches Kernproblem Sie lösen wollen. Die Antwort bestimmt, welche Funktionen wirklich zählen. Typische Schwerpunkte sind:

• Markenkonsistenz in Teams, Regionen und Märkten
• Strukturierte Verwaltung und Governance von Marken-Assets
• Produktivitätssteigerung für Kreativ- und Marketing-Teams
• Sicheres, kontrolliertes Weitergeben von Assets an Agenturen, Partner und Distributoren
• Nutzungsanalysen und Performance-Insights
• Compliance und Schutz urheberrechtlich geschützter oder vertraulicher Assets

Workflows und Schwachstellen analysieren

Schauen Sie sich an, wie Arbeit heute tatsächlich abläuft. Wo verlangsamt sich der Content-Fluss? Wo entstehen Fehler oder manuelle Umwege? Typische Herausforderungen sind:

• Assets sind schwer auffindbar
• Dateiduplikate verteilen sich über mehrere Systeme
• Online-Zusammenarbeit läuft über E-Mail oder ist fragmentiert
• Versionskontrolle und Genehmigungsprozesse fehlen oder sind nicht strukturiert
• Inhalte sind auf zu viele unverbundene Tools verteilt

Skalierung einplanen

Ein DAM-System sollte heutige Probleme lösen und mit Ihrem Unternehmen wachsen. Denken Sie an neue Benutzer, Marken oder Märkte, wachsende Dateiformate wie Video oder 3D sowie steigende Content-Volumen. Achten Sie auf Anbieter, die in KI, Automatisierung und Content-Lebenszyklus-Management investieren.

Frühzeitige Einbindung relevanter Beteiligter — von Marketing-Leads über IT bis zur Geschäftsführung — beschleunigt den Kaufprozess und verbessert die Akzeptanz nach der Einführung.

2. Entscheidende Funktionen kennen

Funktionslisten sind lang — entscheidend ist, welche Fähigkeiten tatsächlich Mehrwert liefern. Drei Bereiche machen den Unterschied:

Auffindbarkeit

Wer zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien oder der Neuerstellung bereits vorhandener Assets verliert, sollte Auffindbarkeit zur Priorität machen:

• KI-gestützte Suche mit Unterstützung für natürlichsprachliche Abfragen
• Automatisches Verschlagworten reduziert manuellen Pflegeaufwand
• KI-Gesichtserkennung beschleunigt die Suche in Bild- und Videomaterial

Markenkonsistenz

Veraltete oder markenfremde Materialien beschädigen das Vertrauen — intern wie extern. Ein DAM-System schützt die Marke durch strukturierte Governance:

• Versionsverwaltung kontrolliert Änderungen an Dateien und Dokumenten
• Online-Proofing zentralisiert Feedback- und Freigabeprozesse
• Style Guides und Markenvorlagen sichern eine konsistente Umsetzung
• Digital Rights Management schützt lizenzierte Inhalte vor unberechtigter Verwendung

Zusammenarbeit und Bereitstellung

Moderne Content-Workflows verlaufen über Teams, Zeitzonen und externe Partner. Das richtige DAM-System schafft eine verbundene Umgebung:

• Markenportal für internes und externes Bereitstellen von Assets
• Strukturierte Content-Verteilung an externe Kanäle
• Unterstützung für kollaboratives Marketing über Teams hinweg

3. Anbieter strategisch evaluieren

Mit klaren Anforderungen und priorisierten Funktionen beginnt der eigentliche Anbietervergleich. Ziel ist nicht die längste Funktionsliste — sondern der beste strategische Fit.

Shortlist nach Kontext erstellen: Prüfen Sie zunächst, welche Anbieter zu Ihrer Unternehmensgröße, Branche und Ihren primären Anwendungsfällen passen. Das filtert ungeeignete Plattformen früh heraus und spart Zeit bei der Evaluierung.

Demos mit echten Workflows testen: Generische Produktpräsentationen sind wenig aussagekräftig. Bestehen Sie auf einer Demo Ihrer tatsächlichen Szenarien — wie die Suche funktioniert, wie Workflows abgebildet werden, wie der DAM-Implementierungsprozess verläuft und wie Asset-Bereitstellung in der Praxis aussieht.

Preismodell langfristig denken: Vergleichen Sie nicht nur den Listenpreis. Prüfen Sie sitzplatz- vs. speicherbasierte Modelle, enthaltene vs. kostenpflichtige Funktionen sowie Support- und Upgrade-Konditionen. Ein DAM-System ist eine langfristige Investition — der Mehrwert über die Zeit zählt mehr als die initialen Kosten.

4. Die Entscheidung treffen

Wenn mehrere Plattformen geeignet erscheinen, hilft ein strukturierter Entscheidungsrahmen, der die Wahl an zuvor definierten Prioritäten rückbindet:

• Scorecard oder Entscheidungsmatrix: Bewerten Sie Anbieter nach Benutzerfreundlichkeit, Funktionen, Support, Skalierbarkeit und Kosten — objektiv und vergleichbar.
• Interne Abstimmung vor der Beauftragung: Budgetfreigabe, Stakeholder-Alignment und einen Business Case für die Investition sicherstellen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.
• Pilotgruppe vor dem Rollout: Testen Sie mit einer kleinen Nutzergruppe oder einer Abteilung. Pilotphasen decken Anpassungsbedarf und Schulungslücken früh auf.
• Partner, nicht nur Tool: Die besten DAM-Anbieter begleiten Sie über das Onboarding hinaus — und helfen Ihnen, langfristig mehr Wert aus dem System zu ziehen.

Canto: Die DAM-Lösung für moderne Teams

Canto ist seit über 30 Jahren im DAM-Markt tätig, ISO 27001-zertifiziert und auf die Anforderungen von Marketing- und Kreativteams ausgelegt. Die Plattform unterstützt den gesamten Content-Lebenszyklus — von der Erstellung bis zur Bereitstellung.

• Intuitive Benutzeroberfläche für Marketing- und Kreativteams — entwickelt für den Alltag, nicht für IT-Administratoren
• KI-gestützte Suche, Smart Tags und Gesichtserkennung — Assets werden schnell und zuverlässig gefunden
• Unbegrenzte Markenportale und granulare Berechtigungen — kontrolliertes Bereitstellen für jedes Publikum
• Canto DAM for Products für Marken, die Content und Produktdaten gemeinsam verwalten

Mit der richtigen DAM-Entscheidung ist der nächste Schritt, den Wert der Investition gegenüber der Geschäftsführung zu belegen.