Mithilfe von Ordnern und Alben Ordnung zu halten ist zwar ein sehr elementares Konzept, doch bietet es eine Vielzahl innovativer Möglichkeiten. Auch Ihr Unternehmen kann mit dieser wertvollen Organisationsmethode die Sortierung seiner Dateien optimieren.

Einbinden der Funktionen von Smart-Alben in DAM

Smart-Alben bieten den Anwendern eine bequeme Funktion zur automatischen Organisation von Dateien. Sie kann einfach bedient und in Arbeitsabläufe integriert werden, und der Aufwand zur Pflege ist minimal. Das Digital Asset Management (DAM)-System von Canto verwendet Smart-Alben zur Verwaltung von Unternehmensdateien. Jede ins DAM-System hochgeladene Datei wird automatisch einem von sechs Smart-Alben zugeordnet. Diese Alben unterscheiden sich nach ihrem Typ:

Bildformate.jpg, .png, .tif und weitere
Videoformate.mov, .mp4 und weitere
Audioformate.mp3, .flac, .wav und weitere
Dokument-Dateitypen.doc, .pdf, .xls und weitere
Präsentationen – speziell für Powerpoint-Präsentationen

Smart-Alben bieten eine organisatorische Grundlage für eine Struktur von Ordnern und Alben. Bei der Suche nach einem bestimmten Dateityp dienen sie als Ausweichlösung. Ein DAM-System stellt eine Medienbibliothek zur Verfügung, die auf vielfältige Weise das einfache Auffinden und Verwalten von Assets ermöglicht, wobei auch hinzugefügte Schlagwörter verwendet werden.

Software, die Ihre Organisationsabläufe automatisiert

Viele Unternehmen benötigen für die Sortierung ihrer Mediendateien ein DAM-System. Häufig verwenden sie lokale Festplatten, die zwar eine Ordnerstruktur haben, aber keine leicht zugängliche zentrale Ablage bieten. Auch Dateispeicherdienste wie Dropbox verfügen zwar über die Möglichkeit einer zentralen Cloud-Speicherung, jedoch fehlen ihnen die inhärenten Funktionen eines DAM.

Zwei Mitarbeiterinnen sitzen in einem großen Büro an einem Tisch und arbeiten an einem Laptop.
Ein DAM-System automatisiert die Organisationsabläufe.

Die Sortierkriterien des DAM-Systems lassen sich mit Ordnern, Alben und Smart-Alben umsetzen. Die Effektivität hängt davon ab, wie sie innerhalb der Anwendung strukturiert sind und wie sie im Arbeitsablauf des Unternehmens eingesetzt werden.

Sortieren von Assets mithilfe einer Ordner- und Albenstruktur

Suchbegriffe und Schlagwörter dienen der besseren Zuordnung sowohl im breiten als auch im spezifischen Kontext. Die übergeordnete Organisationsstruktur deckt breitere Klassifizierungen ab, während die untergeordnete Struktur auf spezifischere Details eingeht. Eine Sortierung von Assets anhand von Ordnern und Alben funktioniert ähnlich – die Ordner werden für umfassendere Konzepte verwendet, während die Unterordner und Alben spezifischer sind.

Eine Kollegin sitzt an ihrem Schreibtisch und arbeitet an ihrem Computer.
Mit einer Struktur aus Ordnern und Alben lassen sich Assets leichter sortieren.

Die Benennungskonventionen für Ordner und Alben lassen sich in kleinere und klarer definierte Bereiche unterteilen. So benötigen Unternehmen dedizierte Materialien für eine Marketingabteilung sowie eine Plattform, über die sie einen Leitfaden für die Markenbildung erstellen können.

Lassen Sie die Basisfunktionen einer Sortierung in Ordnern und Alben hinter sich und machen Sie sich die fortschrittlichen Funktionen einer DAM-Software zunutze. Eine effiziente Dateiorganisation steigert die Professionalität Ihres Unternehmens. Daher ist die Einführung eines DAM-Systems ein Schritt, den Sie selbstbewusst umsetzen können.